RESPONSABLE ADMINITRATIF D'AGENCE – H/F
« Vous avez des compétences, vous souhaitez les développer en intégrant une société soucieuse de ses collaborateurs, dynamique et orientée service ? Alors rejoignez-nous ! »
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ERF Île de France
CDI
Dès que possible
Missions principales
Vous avez des compétences, vous souhaitez les développer en intégrant une société soucieuse de ses collaborateurs, dynamique et orientée service ? Alors rejoignez-nous !
L’agence ERF Gazeran (78) recrute un Responsable administratif d’agence H/F.
Sous l’autorité directe du Directeur d’Agence vos missions seront les suivantes :
- Administration générale de l’agence
- Être le garant du bon traitement et de la bonne gestion de toutes les tâches administratives déléguées : sinistres, litiges clients, astreinte, etc.
- Gestion de la contractualisation des marchés publics et privés : de la réponse à la clôture du dossier
- Transmettre les documents administratifs,
- En charge des déclarations de sous-traitance,
- En charge de la facturation des situations,
- Effectuer les relances des impayés
- Administration du personnel
- Garantir, avec le Directeur d’Agence et l’encadrement d’exploitation, le respect des temps de travail et de repos
- Valider avec le Directeur d’Agence et l’encadrement d’exploitation, les données de paie (congés, AT, AM, heures supplémentaires, …) avant transmission au Service Administratif et Financier du Siège
- Contrôler et valider avec le Directeur d’Agence, les notes de frais avant transmission au Service Administratif et Financier du Siège
- Garantir un traitement efficace des déclarations d’accident du travail :
- Avant envoi, valider la déclaration avec le service RH du siège
- Respecter les délais réglementaires
- Achats
- Garantir un rapprochement efficace et rapide des commandes d’achats avec les documents de livraison et les factures fournisseurs
- Recouvrement des créances
- Sous l’autorité coordonnée du Siège obtenir des Chargés d’Affaires un recouvrement efficace
- Fonctionnement de l’agence
- Assurer sur des tâches définies la suppléance du Directeur d’Agence
- Gestion administrative des commandes client (location/vente/réparation)
- Veiller à la bonne tenue des dossiers : complétude, rangement et classement des pièces
- Veiller à l’obtention des commandes client, des contrats de sous-traitance dûment complétés et de toutes les pièces nécessaires au bon traitement d’une affaire
- Facturation clients
- Facturer les dossiers en se rapprochant des Chargés d’Affaires – Si délégation, garantir un contrôle efficace de la conformité des factures avec nos exigences et celles des Clients
- Respecter, ou faire respecter, l’objectif de délai de facturation défini par la Direction Générale
Profil recherché
Qualités : curiosité, dynamisme, rigueur, capacités rédactionnelles, organisation et autonomie, aisance relationnelle, sens du contact client, humilité et écoute.
Expérience :
A minima 5 ans
Formation :
- BTS/DUT – GESTION ADMINISTRATIVE
- formation interne sur les produits & accessoires, sur les procédures administratives et financières internes, sur le logiciel interne.
CONDITIONS DU POSTE
Statut :
- CDI
- ETAM
- 39h/sem dont 4h payées en heures supplémentaires
Moyens :
- PC
- Téléphone portable
Salaire & Avantages :
- Rémunération globale comprise entre 36k€ et 40k€ brut annuel en fonction de l’expérience
- Mutuelle
- Prévoyance
- Tickets restaurant dont 60% pris en charge par l’employeur
- Application des dispositions de la Convention Collective Nationale des ETAM des travaux publics avec paiement des congés payés (en temps réel) par la caisse des congés des TP.
- Accord d’intéressement (3mois d’ancienneté révolus).